Questions et réponses
Qu'est-ce que le filtrage?
Q: Qu'est-ce que le filtrage?
R:Le filtrage est un processus continu qui comporte dix étapes dont le but est d'identifier toute personne, bénévole ou employée, susceptible de porter préjudice à des enfants ou à des adultes vulnérables au sein d'un organisme.
La pratique du filtrage vise deux principaux objectifs :
- créer et maintenir un environnement sûr;
- assurer un jumelage pertinent entre le bénévole et la tâche à accomplir.
Bien que le filtrage soit un concept relativement nouveau, de plus en plus d'organismes filtrent leurs bénévoles. Le processus comprend l'évaluation du risque, la description des postes, l'évaluation de la pertinence d'un candidat à l'égard du poste à combler, la prestation de formation et, au besoin, la modification de l'environnement de travail ou de certains aspects du poste.
Q: Pourquoi les organismes procèdent-ils au filtrage?
R: Tous les organismes, de la plus modeste ligue sportive aux institutions les plus importantes comme les hôpitaux, ont l'obligation tant morale que légale et spirituelle de filtrer soigneusement les personnes à leur emploi, y compris les bénévoles. Le filtrage ne correspond pas seulement à ce qu'il convient de faire, mais aussi à certains principes législatifs établis en vertu de "l'obligation de diligence".
Q: Comment les organismes procèdent-ils au filtrage des personnes?
R: Le programme de filtrage de Bénévoles Canada intitulé Dix étapes sûres fournit aux organismes une méthode d'utilisation facile destinée à mieux protéger les personnes confiées à leurs soins. Ces étapes s'apparentent à un menu : vous n'avez qu'à choisir les mesures qui conviennent le mieux aux postes offerts dans votre organisme. La réussite d'un programme de filtrage dépend de la capacité d'ajuster les mesures de filtrage au contexte entourant chacun des postes.
Les dix étapes sont :
1.Évaluer le risque
Les organismes ont le pouvoir de contrôler le risque au sein de leurs programmes. L'examen des risques susceptibles de se présenter dans les programmes et les services peut permettre de prévenir le risque ou de l'éliminer complètement.
2. Concevoir une description de poste claire
La conception minutieuse du profil d'un poste renvoie le message que l'organisme prend au sérieux le filtrage de son personnel. Elle permet d'énoncer clairement les responsabilités et les attentes qui y sont rattachées et d'indiquer ce qu'il convient de faire ou d'éviter dans le cadre du poste. Une description claire indique le degré de filtrage nécessaire. Lorsqu'un bénévole passe d'un poste à un autre, les mesures de filtrage peuvent également changer.
3. Formaliser le processus de recrutement
Que l'organisme choisisse d'afficher des avis publics de recrutement ou de faire parvenir la documentation au domicile des candidats, il doit indiquer que le filtrage fait partie intégrante de ses pratiques d'embauche.
4. Utiliser un formulaire de demande d'emploi
Le formulaire de demande d'emploi fournit tous les renseignements utiles à l'examen de la candidature. Si le poste requiert des mesures de filtrage plus approfondies (examen médical, permis de conduire, vérification des dossiers de police), le formulaire permet d'obtenir le consentement du candidat à cette fin.
5. Faire passer une entrevue
L'entrevue permet non seulement de s'entretenir avec le candidat au sujet de sa formation, de ses compétences, de ses intérêts et de ses disponibilités, mais également d'explorer tout doute susceptible de se former quant à la pertinence de son embauche pour le poste convoité.
6. Vérifier les références
Identifier le niveau de confiance exigé pour un poste et poser des questions précises aide à déterminer la pertinence d'un candidat. Souvent, les gens ne s'attendent pas à ce qu'on vérifie leurs références. Ne tenez pas pour acquis que les candidats ne citeront que les noms de personnes qui communiqueront des jugements favorables.
7. Demander une vérification des dossiers de police
La vérification des dossiers de police ne constitue qu'une seule des dix étapes du processus de filtrage. Cette mesure permet de signaler de façon très visible que l'organisme prend à cœur la sécurité de ses participants.
8. Offrir des séances d'orientation et de formation
Le filtrage ne prend pas fin dès qu'un candidat est embauché. Les séances d'orientation et de formation donnent l'occasion d'évaluer le comportement des bénévoles dans différents contextes. Elles servent également à renseigner les bénévoles sur les politiques et les procédures de l'organisme. L'instauration d'une période de probation permet tant à l'organisme qu'au bénévole d'en apprendre plus l'un sur l'autre.
9. Superviser et évaluer le personnel
Le degré de supervision et la fréquence des évaluations dépendront du niveau de risque associé au poste. Si le risque est grand, le bénévole devra faire l'objet d'une supervision étroite. Il importe de commenter fréquemment le rendement des bénévoles la première année. L'évaluation doit s'appuyer sur la description de poste.
10. Effectuer un suivi auprès des participants
Des rencontres régulières avec les participants et les membres de leur famille peuvent être un bon moyen de décourager quelqu'un qui pourrait autrement porter préjudice à la clientèle sans être repéré. Il est essentiel de mettre les bénévoles au courant des activités de suivi qui pourraient avoir lieu. Dans le cas des postes plus risqués, l'organisme pourrait procéder à des vérifications ponctuelles.
Q: Les organismes ont-ils constamment recours à toutes ces procédures?
R: Non. Les organismes décident de ce qui convient selon le travail ou le poste qu'une personne convoite ou occupe déjà. Ils se penchent plus particulièrement sur les risques inhérents à certaines activités et sur le degré de vulnérabilité des clients ou des participants.
Supposons par exemple qu'un organisme désire offrir un programme d'artisanat pour adultes : les activités du programme ont lieu aux locaux de l'organisme durant la journée, les participants s'y rendent par leurs propres moyens et il y a toujours des personnes présentes. Dans un tel cadre, les risques sont minimes. Le filtrage d'un animateur pour ce programme comporterait quelques-unes des mesures élémentaires de filtrage sans recourir à des procédures plus minutieuses ou plus intrusives.
Par contre, si l'organisme envoie des bénévoles chez des personnes âgées à la santé fragile ou qu'il jumelle des adultes à des enfants, les méthodes de filtrage devront être plus minutieuses puisque le risque de préjudice est beaucoup plus grand.
Q: Le filtrage semble très bien. En tant qu'organisme, où devons-nous commencer?
R: De concert avec ses centres d'action bénévole partenaires de l'Ontario, Bénévoles Canada met à votre disposition des ressources et des ateliers qui vous aideront à mettre sur pied un processus de filtrage. Ces ressources permettront à votre groupe de comprendre les principes du filtrage et de déterminer les étapes qui conviennent le mieux à votre organisme.
Pour toute question sur le filtrage des bénévoles, composez le 1 800 670-0401 ou envoyez un courriel à : filtrage@benevoles.ca
Pourquoi les organismes filtrent-ils leurs bénévoles?
Q: Pourquoi filtrer?
R: Tout organisme offrant des services à des personnes vulnérables a l'obligation morale, légale et spirituelle de filtrer soigneusement les personnes à son emploi, y compris les bénévoles. Le filtrage permet d'éliminer les gens qui se présentent dans le but de voler de l'argent ou des objets, ou de porter préjudice aux participants ou au personnel. Le Code canadien du bénévolat définit le filtrage comme étant la pierre angulaire des programmes de bénévolat. Le filtrage ne correspond pas seulement à ce qu'il convient de faire, mais aussi à certains principes législatifs établis en vertu de "l'obligation de diligence".
Q: Si nous obligeons tous les candidats à subir des mesures de filtrage, est-il possible que certaines personnes se sentent importunées et décident de ne plus faire de bénévolat?
R: La plupart des gens comprennent l'importance du filtrage et acceptent de se plier à ces mesures puisqu'elles permettent de protéger les participants, les bénévoles et le personnel de l'organisme. En revanche, certaines personnes sont d'avis que le filtrage est inutile et que "rien de fâcheux ne peut se produire dans leur organisme". Même si très peu de bénévoles trahissent la confiance qu'on leur accorde, la violence physique, la violence psychologique, les sévices sexuels, le vol, le harcèlement, les dommages matériels, les extorsions et les agressions peuvent survenir -- et surviennent -- dans tous les types d'organismes. Beaucoup d'organismes se rendent compte qu'en expliquant clairement en quoi consiste le filtrage, les gens comprennent qu'il fait partie intégrante d'une saine gestion du personnel. Le filtrage crée et maintien un environnement sûr, et garantit un jumelage pertinent entre le bénévole et la tâche qui lui est confiée.
Q: Quels avantages le filtrage représente-t-il pour nos bénévoles?
R: Le filtrage fait partie d'un programme efficace de gestion des ressources bénévoles. Il aide à créer un milieu de travail organisé et structuré pour les bénévoles.
Un processus de filtrage complet permet au bénévole de se sentir à l'aise dans l'exécution de ses tâches et confiant à l'égard des capacités de ses collègues bénévoles. La description des tâches, les entrevues et la supervision continue sont autant d'éléments qui aident l'organisme à s'assurer que le bénévole occupe la fonction qui correspond le mieux à ses aptitudes et à ses intérêts. Les politiques et les procédures de filtrage énumèrent les droits et les responsabilités du bénévole. Elles expliquent également la façon dont l'organisme soutiendra le bénévole en cas de problème ou d'incident.
Je veux seulement aider. Pourquoi dois-je faire l'objet d'un filtrage?
Q: Je comprends l'importance de filtrer les employés rémunérés, mais pourquoi moi? Je ne suis qu'un bénévole.
R:On ne peut minimiser le rôle du bénévole au sein d'un organisme. Les bénévoles exécutent un travail très important et font partie du personnel. En fait, chez certains organismes, les bénévoles sont les plus importants membres du personnel.
Le fait qu'il s'agisse d'un bénévole, d'un employé, d'un étudiant ou d'une personne faisant l'objet d'une ordonnance de travaux communautaires n'a rien à voir avec la nécessité de procéder ou non au filtrage d'un candidat.
C'est la fonction que la personne remplit au sein de l'organisme qui détermine la nécessité de la filtrer et non le fait qu'elle soit employée ou bénévole.
Q: Pourquoi les organismes doivent-ils filtrer les bénévoles?
R: Tous les organismes, de la plus modeste ligue sportive aux institutions les plus importantes comme les hôpitaux, ont l'obligation tant morale que légale et spirituelle de filtrer soigneusement les personnes à leur emploi, y compris les bénévoles.
À l'instar de toute conduite prudente, le filtrage vise à prévenir un problème qui peut ou non se produire. Il permet de se prémunir dans l'éventualité où une personne chercherait à se faire admettre dans l'intention de voler de l'argent ou des biens ou de nuire aux participants ou au personnel.
Q: Pourquoi dois-je faire l'objet d'un filtrage ? En tant que bénévole, je ne suis pas rétribué.
R: Ça n'a pas d'importance. L'organisme est tout aussi responsable des actes d'un bénévole que de ceux d'un employé rémunéré.
Supposons par exemple qu'une personne veuille devenir conducteur bénévole. L'organisme doit filtrer minutieusement cette personne, notamment en vérifiant son dossier de conduite automobile.
Si l'organisme apprend que le candidat possède un mauvais dossier de conduite, celui-ci ne devrait pas être autorisé à devenir conducteur bénévole. Si l'organisme ne tient pas compte de ce fait ou ne procède pas à cette vérification, et que le bénévole cause un accident alors qu'il travaille pour l'organisme, les deux parties pourraient en être tenues responsables.
Q: Est-ce que je pourrais être tenu responsable des gestes que je pose à titre de bénévole?
R: Oui. Les bénévoles peuvent être tenus responsables des blessures causées à une personne dans l'exercice de leurs fonctions. On ne les juge pas toujours responsables, mais la chose est possible.
Les organismes doivent choisir avec soin les personnes qu'ils acceptent comme employés ou bénévoles, puisque les tribunaux tendent de plus en plus à reconnaître la responsabilité des organismes sans but lucratif et de bienfaisance à l'égard des actes posés par leurs bénévoles.
Le filtrage et le conseil d'administration
Q: Je suis membre du conseil d'administration d'un organisme qui offre des services à des personnes vulnérables. Pourquoi dois-je me préoccuper du filtrage?
R: Le conseil d'administration est ultimement responsable de ce qui se produit au sein des programmes et des services que dirige l'organisme.
Q: Le filtrage ne devrait-il pas relever du gestionnaire des ressources bénévoles, du gestionnaire des ressources humaines ou du directeur général?
R: C'est vrai en ce qui concerne le fonctionnement quotidien de l'organisme. Les membres du personnel devraient élaborer et mettre en œuvre les procédures et les pratiques en matière de filtrage. Toutefois, l'ultime responsabilité de la politique relative au personnel relève du conseil d'administration et, puisque le filtrage des employés et des bénévoles est une question qui revêt une certaine importance dans ce domaine, il est essentiel que le conseil établisse des politiques qui orienteront le personnel lorsque celui-ci élaborera des mesures de filtrage appropriées.
Q: Pourquoi le conseil d'administration doit-il se soucier des questions de filtrage?
R: Parce que le filtrage du personnel représente une question morale et juridique complexe. Le choix des mesures de filtrage et des critères sur lesquels devrait se fonder l'élimination de candidats sont des questions rarement claires ou évidentes.
Comme ces décisions relèvent, en bout de ligne, du conseil d'administration, celui-ci doit absolument établir les règles de base.
Supposons par exemple qu'un organisme offre un programme de parrainage dans lequel des bénévoles sont jumelés à des adolescents atteints de troubles du développement.
Supposons qu'une personne pose sa candidature à ce poste et admet qu'elle a été, sept ans plus tôt, condamnée pour une infraction criminelle liée à la drogue. Elle n'a pas récidivé depuis lors, et elle a de très bonnes références.
Que doit faire le gestionnaire des ressources bénévoles? Accepter ce bénévole? Rejeter sa candidature à cause de sa condamnation criminelle? Sur quels critères peut-il appuyer sa décision?
Q: Quel est le rôle du conseil d'administration en matière de filtrage?
R: Le conseil d'administration a la responsabilité d'élaborer les politiques de l'organismes au chapitre du filtrage, en tenant compte de l'avis du personnel et des bénévoles.
Le gestionnaire des ressources bénévoles et le directeur des ressources humaines ont besoin du soutien du conseil d'administration pour les questions relatives au filtrage. Le conseil doit fournir une orientation sur les politiques et il doit conférer au personnel le pouvoir d'éliminer des candidats en s'appuyant sur les politiques établies.
